Cómo crear el mejor workflow para tu empresa.

Cuando hablamos de workflow nos referimos al flujo de trabajo de una empresa u organismo, particularmente a la automatización de los procesos como las tareas que pasan entre colaboradores para ejecutar un trabajo determinado. Para que el recorrido sea correcto, se deben seguir protocolos estandarizados que permitan que cada trabajador conozca su tarea y el recorrido a seguir. 

¿Para qué sirve un workflow?

La idea de seguir correctamente cada paso de una tarea es alcanzar uno o varios objetivos. Cada departamento puede tener sus objetivos propios, pero deben enlazarse con el resto de los equipos para lograr el buen funcionamiento de la empresa. 

La comunicación entre equipos, compartir la información en el momento justo y reconocer el trabajo de los compañeros es fundamental. Para ello, el líder debe idear y desarrollar cada tarea, recopilar y compartir información, asignar trabajo y recursos, revisar, seguir y corregir el proceso. 

¿Por qué usar un workflow?

Las razones sobran:

• Los equipos se coordinan más fácilmente acordando la planificación.
• Se mejora el flujo de información entre los involucrados.
• Aumenta la productividad ya que no se realizan tareas repetitivas.
• Se prioriza el tiempo y los recursos.
• Se confeccionan informes en tiempo real bien fundamentados.
• Se establecen deadlines de los trabajos con más claridad.
• Se asignan tareas específicas a cada colaborador.

¿Cómo se puede aplicar un workflow?

El uso de workflows tiene varias aplicaciones, todas con gran beneficio para la empresa. Desde la creación de campañas, la correcta atención al cliente, la nutrición de leads, planificar las metas a alcanzar o medir los resultados. Siempre partimos de acordar y establecer los objetivos. El equipo se reúne y define las metas a conseguir. Recordemos que los objetivos siempre deben ser SMART (objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y a tiempo).

Luego de acordar los objetivos, se establece cómo será el recorrido del trabajo a realizar, qué personas estarán involucradas, los recursos que se van a asignar, la evolución de la tarea, la revisión periódica del progreso, la corrección de los errores que surjan y los informes correspondientes. En esta NOTA te contamos cómo implementar la automatización en tus equipos.

Cuando realizamos una compra, por ejemplo, visitamos la página de una empresa, consultamos, comparamos, consideramos varias opciones hasta que seleccionamos un producto. Una vez en el carrito de compras, cargamos nuestros datos, elegimos la forma de envío y de pago. Cerramos la compra y esperamos la confirmación del pedido. Tal vez nos llegue un correo electrónico de agradecimiento y posiblemente, según pasan los días, novedades de otros productos similares, ofertas y promociones. 

Todo esto significa un workflow para la empresa que ofrece el producto o servicio. La automatización facilita enormemente todo este proceso. Afortunadamente tenemos la opción de poder elegir varias herramientas para poder instrumentar un workflow correctamente. Un CRM es lo indicado para este caso. 

HubSpot CRM te ofrece todo lo que necesita tu empresa para la automatización de las tareas de tus equipos. StorySelling te acompaña en todo el proceso de instalación e instrumentación de la mejor herramienta del mercado como te contamos en la esta NOTA 

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